A avaliação de funções pressupõe duas etapas: a descrição das funções e a análise das funções. Para se concretizarem estas etapas existem diversos métodos, onde o primeiro passo é o de recolha de informação (recolha detalhada das tarefas inerentes ao posto de trabalho e comparação compostos de trabalho semelhantes). Esta recolha deve permitir listar as diferentes tarefas do posto de trabalho assim como a frequência da sua repetição, as ferramentas e equipamento utilizados, a responsabilidade que o titular do posto deve assumir e as condições em que o posto de trabalho funciona. Este tipo de informação é recolhido por meio de questionários, de entrevistas e pela observação directa.
Os métodos utilizados para a avaliação de funções podem ser divididos em:
Métodos de Observação Directa – observação do posto e técnicas de registo;
Métodos de Observação Indirecta – métodos indirectos e modelos de simulação.
A primeira fase de qualquer dos métodos consiste sempre em examinar e em analisar as tarefas e as actividades inerentes a um posto de trabalho. Esta fase inicial, chamada análise do posto de trabalho, tem por fim determinar as características essenciais de cada posto de trabalho e definir as qualidades requeridas para que o seu titular possa exercer, de maneira satisfatória, as tarefas que lhe são inerentes. Este tipo de informação é recolhido por meio de questionários, de entrevistas e pela observação directa. Após esta reunião sistemática de informação, seleccionam-se os critérios de avaliação e avaliam-se os postos de trabalho segundo esses mesmos critérios. O passo seguinte será agrupar os postos de trabalho e finalmente converter a hierarquia dos postos de trabalho numa hierarquia de salários. É necessário que a hierarquia dos postos de trabalho e dos salários se adapte a um ambiente em mudança, e é sem dúvida peço de esforços contínuos que poderá ser preservado o carácter racional e equitativo de uma hierarquia dos salários.
A qualificação tem como objectivo base avaliar a importância das diferentes funções. Em análise à qualificação de funções, pode-se conhecer a adequação das mesmas, de acordo com as necessidades da organização. Dos vários indicadores para a sua análise pode-se destacar: as qualificações mais utilizadas; as qualificações menos utilizadas; as qualificações melhor avaliadas e as qualificações comuns a demissões.
A qualidade da definição de função pode ser identificada através do cruzamento dos diversos indicadores. As dimensões da estrutura organizacional e/ou outras dimensões associadas aos indicadores em análise, do tipo de qualificação, emparelham-se com outros indicadores definidos noutras análises, de forma a obter-se uma definição da funções mais clara.
Para além do valor próprio de cada análise, podem-se realizar diversos cruzamentos dos vários tipos de indicadores de modo a obter uma solução de análise. A título de exemplo eis alguns dos cruzamentos possíveis de analisar:
Avaliação e promoção – análise ao resultado da avaliação de colaboradores promovidos;
Avaliação e qualificação de funções – análise ao resultado da avaliação de colaboradores de acordo com os níveis estabelecidos na qualificação de funções;
Absentismo e promoções – análise ao valor do absentismo de colaboradores promovidos;
Trabalho suplementar e promoções – análise ao valor do trabalho suplementar de colaboradores promovidos;
Recrutamento e análise salarial – análise do enquadramento de níveis salariais de candidatos comparados com os níveis aplicados pela organização.
De acordo com as necessidades de cada organização, podem ser realizados os mais diversos cruzamentos de indicadores com várias dimensões de análise, de modo a detalhar o resultado dos indicadores.